Former ses salariés à la DDA : les obligations de l'employeur courtier

La formation continue DDA est souvent présentée comme une obligation personnelle du courtier. C'est incomplet : les textes visent « les distributeurs et leur personnel », et c'est l'employeur qui doit pouvoir produire, pour chaque salarié concerné, la liste des formations suivies. Ce guide s'adresse au dirigeant d'un cabinet de courtage, d'une agence ou d'une structure de mandataires qui emploie du personnel commercial.

Ce que la loi met à la charge de l'employeur

L'article L511-2 du code des assurances pose deux exigences. Au I, les distributeurs « et leur personnel » doivent posséder les connaissances et aptitudes appropriées avant de commencer à distribuer : c'est la capacité professionnelle. Au II, ils doivent respecter les exigences de formation et de développement professionnels continus, et pouvoir le justifier.

L'article R512-13-1 précise que la durée ne peut être inférieure à quinze heures par an, et que les intermédiaires « doivent être en mesure de produire, d'une part, pour eux-mêmes et pour tout membre de leur personnel concerné », la liste des formations suivies, et pour chacune le nom de l'entité qui l'a délivrée, la date, la durée, les modalités et les thèmes traités.

Deux conséquences. La liste se tient par personne, pas par cabinet. Et la responsabilité de la produire pèse sur l'intermédiaire, c'est-à-dire sur l'employeur, qui est par ailleurs civilement responsable des fautes de ses employés agissant en cette qualité (art. L511-1 IV).

Quels salariés sont soumis aux quinze heures

Le critère n'est ni le contrat ni le titre, mais la tâche. L'ACPR, dans sa publication de février 2019, décrit le champ : sont concernés les intermédiaires, leur personnel et les salariés des entreprises d'assurance « dont les activités consistent à fournir des recommandations sur des contrats d'assurance, à présenter, à proposer ou à aider à conclure des contrats d'assurance ou à réaliser d'autres travaux préparatoires à leur conclusion ». Les dirigeants des intermédiaires sont expressément inclus.

Sont exclus les intermédiaires à titre accessoire et « les personnels des intermédiaires et des entreprises d'assurance exerçant uniquement des activités de gestion de contrats d'assurance ».

Poste	Tâches habituelles	Soumis aux 15 h ?
Dirigeant du cabinet	Responsable de la distribution	Oui, l'ACPR le précise
Chargé de clientèle, commercial	Recommande, présente, propose, aide à conclure	Oui
Téléconseiller qui expose les garanties	Présente et propose des contrats	Oui
Assistant qui établit devis et comparatifs	Travaux préparatoires à la conclusion	Oui, selon la nature des tâches
Gestionnaire de sinistres ou de contrats sans aucune distribution	Gestion exclusivement	Non
Comptabilité, informatique, accueil sans présentation de contrats	Aucune distribution	Non

Le cas de l'assistant commercial mérite une analyse au cas par cas : dès qu'il réalise des travaux préparatoires à la conclusion, il entre dans le champ. En cas de doute, formez.

Nouveaux entrants et alternants

Avant de distribuer, le salarié doit remplir une condition de capacité (art. L511-2 I). Pour les salariés du siège ou d'un bureau de production dont le responsable a le niveau I, l'article R512-12 admet une formation d'une durée raisonnable adaptée aux produits, sanctionnée par une attestation, six mois d'expérience ou un diplôme listé : c'est le niveau III. Notre guide sur les niveaux de capacité IAS détaille les voies possibles.

La formation continue s'ajoute ensuite, sans se confondre avec la capacité. L'ACPR le formule ainsi : « les obligations de formation continue ne se recoupent pas avec les obligations de formation visant à conférer la capacité professionnelle ». Elle en tire deux précisions utiles :

• un alternant qui suit une formation lui permettant d'acquérir la capacité professionnelle « ne doit pas ajouter, sur la même période, des heures de formation continue » ;
• l'acquisition de la capacité par ancienneté n'exempte pas des quinze heures.

Pour une arrivée en cours d'année, le texte ne prévoit pas de prorata. Nous consacrons un guide à cette question : arrivée en cours d'année et quinze heures DDA.

Organiser la formation

L'ACPR attend que l'employeur soit « en mesure de présenter » la liste des personnes ou des catégories de personnes à former, « tenue à jour des mutations internes ». C'est le point de départ : un tableau nominatif, revu à chaque embauche, départ ou changement de poste.

Le texte laisse ensuite une grande liberté de forme (art. R512-13-1) :

• en présentiel ou à distance ;
• en une ou plusieurs séquences, consécutives ou non ;
• dispensée par un organisme de formation, une entreprise d'assurance, un établissement de crédit, une société de financement, ou par l'intermédiaire lui-même.

Un cabinet peut donc former en interne, à condition de documenter le contenu, la durée et les thèmes aussi rigoureusement qu'un prestataire. En pratique, la combinaison la plus simple à justifier est un socle en e-learning, qui génère automatiquement les attestations, complété par des points internes sur les produits du cabinet. Sur la valeur juridique du distanciel, voyez la formation réglementaire en e-learning.

La liberté de forme a une contrepartie : la cohérence. Les compétences travaillées doivent correspondre aux produits distribués, aux modes de distribution et aux fonctions de chaque salarié (arrêté du 26 septembre 2018, art. A512-8). L'ACPR annonce y porter « une attention particulière ». Aucune validation des acquis n'est imposée, mais l'Autorité la qualifie de « pratique vertueuse ».

Tracer et justifier

Trois documents suffisent, s'ils sont tenus.

La liste nominative du personnel avec le poste occupé et le niveau de capacité requis, que l'association professionnelle agréée demande à ses membres (art. R513-8), accompagnée des fiches de poste, diplômes, titres et attestations de stage tenus à sa disposition.

La liste des formations par personne, au format de l'article R512-13-1 : entité, date, durée, modalités, thèmes. Conservez les attestations et, pour l'e-learning, les relevés de connexion.

Le relevé annuel à l'association : chaque membre lui remet une liste nominative du personnel avec le nombre d'heures et les thèmes suivis (art. R513-9). L'association vérifie que les formations ont été « effectivement dispensées » et sont adaptées à l'activité.

Un tableau de suivi minimal ressemble à ceci :

Salarié	Poste	Capacité (niveau, justificatif)	Heures DDA année N	Thèmes	Attestations

Les erreurs les plus fréquentes

• Former le dirigeant et oublier les commerciaux, ou l'inverse.
• Faire suivre à toute l'équipe les mêmes modules, sans lien avec les produits de chacun.
• Ne pas mettre à jour la liste après une mutation interne d'un poste de gestion vers un poste commercial.
• Compter la formation de capacité d'un alternant comme des heures de formation continue de l'employeur, ou l'inverse.
• Ne rien conserver d'autre qu'un certificat global sans thèmes ni durée.

Une formation DDA de 15 heures découpée en modules thématiques, avec attestation détaillée par personne, répond à ces points sans alourdir la gestion.

Questions fréquentes

Un salarié à temps partiel doit-il suivre quinze heures ?

Le texte fixe quinze heures par an sans distinguer selon le temps de travail. Rien ne permet d'affirmer qu'un temps partiel réduit l'obligation.

La formation doit-elle se dérouler sur le temps de travail ?

Les textes du code des assurances ne traitent pas de ce point, qui relève du droit du travail et de votre organisation. Ce qui compte pour le contrôle est la réalité de la formation et sa justification.

Puis-je former mes salariés moi-même ?

Oui, l'article R512-13-1 autorise la formation assurée par un intermédiaire d'assurance. Vous devez alors documenter le contenu, la durée, les dates et les thèmes avec la même précision qu'un organisme.

Qui est responsable si un salarié n'a pas ses heures ?

L'intermédiaire doit pouvoir produire la liste pour tout membre de son personnel concerné. C'est donc l'employeur qui répond du manquement devant l'association et l'ACPR, même si le salarié a sa part de responsabilité dans le suivi effectif.

Un salarié qui arrive avec des heures déjà suivies chez un autre employeur peut-il les faire valoir ?

Le texte demande la liste des formations suivies par la personne, y compris au titre d'autres obligations. Des attestations nominatives de l'année en cours, avec dates, durée et thèmes, peuvent être intégrées à votre suivi, sous réserve de leur cohérence avec le nouveau poste.