Arrivée en cours d'année : 15 heures DDA au prorata ou en entier ?

Vous prenez un poste de chargé de clientèle en septembre, ou vous créez votre cabinet en octobre : devez-vous quinze heures de formation DDA avant le 31 décembre, ou seulement une fraction ? La question est posée chaque automne dans les cabinets, et elle n'a pas de réponse écrite dans les textes. Ce guide expose ce que disent exactement la réglementation et l'ACPR, puis propose une lecture prudente pour les trois situations les plus fréquentes.

Ce que disent exactement les textes

L'article L511-2 du code des assurances distingue deux moments. Avant de commencer, le distributeur et son personnel doivent posséder « les connaissances et aptitudes appropriées » : c'est la capacité professionnelle. Ensuite, tout au long de l'activité, ils respectent des exigences de formation et de développement professionnels continus, et doivent pouvoir le justifier.

L'article R512-13-1 fixe le volume : la durée « ne peut être inférieure à quinze heures par an ». Le texte ne dit ni « année civile », ni « douze mois glissants », ni « au prorata ». Il ajoute que la formation peut être organisée « en une ou plusieurs séquences, consécutives ou non », et que l'intermédiaire doit pouvoir produire, pour lui-même et pour tout membre de son personnel concerné, la liste des formations suivies avec l'entité, la date, la durée, les modalités et les thèmes.

La publication de l'ACPR de février 2019 raisonne, elle, en année civile : elle demande aux professionnels d'être en mesure de présenter « la liste des personnes ou des catégories de personnes qu'il convient de former 15h au cours de l'année 2019 », liste « tenue à jour des mutations internes ». Elle ne mentionne aucun prorata.

Notre guide sur la formation DDA obligatoire revient sur le champ de l'obligation ; ici, nous nous concentrons sur le calendrier.

Pourquoi il n'existe pas de règle de prorata

Trois raisons expliquent le silence des textes.

D'abord, la formation continue est conçue comme une actualisation régulière des compétences « nécessaires à l'exercice des fonctions occupées » (art. R512-13-1 II) : l'obligation suit la personne et sa fonction, pas un exercice comptable.

Ensuite, l'ACPR précise qu'elle « ne valide ni les contenus, ni les organismes, ni les parcours de formation ». Elle n'a pas non plus publié de doctrine sur le calcul des heures en cas d'année incomplète.

Enfin, la vérification annuelle est confiée, pour les courtiers et leurs mandataires, à l'association professionnelle agréée (art. R513-9), qui reçoit la liste nominative avec les heures et les thèmes. Chaque association peut avoir sa propre pratique sur les entrées en cours d'année. C'est donc à elle qu'il faut poser la question, et sa réponse écrite vaut d'être conservée.

Trois situations, trois lectures prudentes

Vous entrez dans le métier

La priorité est la capacité professionnelle, exigée avant de commencer (art. L511-2 I). L'ACPR précise qu'un alternant qui suit une formation lui permettant d'acquérir cette capacité « ne doit pas ajouter, sur la même période, des heures de formation continue ». À l'inverse, celui qui obtient sa capacité par ancienneté n'est pas exempté des quinze heures.

Pour un nouvel entrant qui a déjà sa capacité, aucun texte ne réduit l'obligation. La lecture la plus sûre consiste à démarrer le compteur dès la prise de fonction et à viser quinze heures sur l'année civile lorsque c'est matériellement possible. Une arrivée en décembre rend cet objectif irréaliste ; dans ce cas, documentez la date d'entrée, les formations suivies et le plan pour l'année suivante. Un contrôleur cherchera la démarche et la cohérence, pas un miracle de calendrier.

Vous changez d'employeur

L'obligation est attachée à la personne et à sa fonction. Les heures suivies chez l'ancien employeur au cours de la même année sont des formations réellement suivies : l'article R512-13-1 demande la liste des formations « y compris lorsqu'elles ont été réalisées en application d'autres obligations réglementaires », ce qui montre que ce qui compte est la réalité de la formation, non l'entité qui l'a organisée.

Concrètement : partez avec vos attestations nominatives (entité, date, durée, modalités, thèmes). Votre nouvel employeur les intègre à sa liste, en vérifiant leur cohérence avec le nouveau poste et les nouveaux produits. Si vous passez d'un portefeuille dommages à de l'assurance vie, des heures complémentaires sur le nouveau produit sont nécessaires, même si le total de l'année dépasse quinze heures. Le guide destiné aux employeurs, former ses salariés à la DDA, décrit le tableau de suivi à tenir.

Vous reprenez après un congé

Congé maternité, arrêt longue durée, congé sabbatique : aucun texte du code des assurances ne prévoit de neutralisation. L'obligation reste annuelle et par personne. La lecture prudente est double : consigner la période d'absence dans le tableau de suivi, et planifier les heures dès le retour, en privilégiant les actualisations réglementaires intervenues pendant l'absence. Une absence de plusieurs mois est, au fond, la meilleure raison de suivre une formation d'actualisation. Là encore, demandez la position de votre association.

Ce qu'il faut pouvoir montrer

Situation	Lecture prudente	Justificatifs à conserver
Entrée en cours d'année avec capacité acquise	Compteur ouvert dès la prise de fonction, quinze heures visées sur l'année civile si possible	Date d'entrée, attestations, plan de formation
Alternant en formation de capacité	Pas de cumul avec les quinze heures sur la même période (ACPR)	Contrat, programme de formation, livret
Changement d'employeur	Heures de l'année reprises, complétées selon le nouveau poste	Attestations nominatives de l'ancien employeur
Retour de congé	Heures planifiées dès le retour, absence documentée	Tableau de suivi, attestations
Création de cabinet en cours d'année	Le dirigeant est concerné dès l'immatriculation	Attestations, liste R512-13-1

Dans tous les cas, l'e-learning résout une partie du problème : une formation DDA de 15 heures se suit en plusieurs séquences, à son rythme, et produit des attestations datées par module, ce qui permet de prouver précisément ce qui a été fait avant le 31 décembre.

Ce qu'il faut éviter

• Considérer qu'une arrivée après le 1er juillet dispense de toute formation continue l'année de l'entrée.
• Compter la formation de capacité d'un nouvel entrant comme formation continue, alors que l'ACPR distingue les deux.
• Perdre les attestations de l'employeur précédent.
• Appliquer un prorata « maison » sans l'avoir confirmé auprès de l'association qui vérifiera votre relevé.

Questions fréquentes

Je prends mon poste le 1er octobre : dois-je quinze heures avant le 31 décembre ?

Aucun texte ne l'impose expressément, mais aucun ne vous en dispense. Suivez ce qui est possible sur le trimestre, documentez la date d'entrée, et assurez-vous de quinze heures complètes l'année suivante. Interrogez votre association sur sa pratique.

Les heures suivies chez mon ancien employeur comptent-elles ?

Oui, si vous disposez des attestations nominatives avec entité, date, durée, modalités et thèmes, et si les thèmes restent cohérents avec votre nouveau poste.

Un dirigeant qui crée son cabinet en novembre est-il concerné ?

Oui. L'ACPR précise que les dirigeants des intermédiaires ont une obligation de formation continue. Le stage de capacité de 150 heures suivi pour créer le cabinet ne vaut pas formation continue, sauf pour la période où l'on est encore en cours d'acquisition de la capacité.

Puis-je reporter les heures manquantes sur l'année suivante ?

Le texte fixe un plancher annuel et ne prévoit pas de report. Rattraper en janvier vaut mieux que ne rien faire, mais cela ne fait pas disparaître l'écart de l'année précédente : expliquez-le dans votre relevé.

Qui tranche en cas de doute ?

L'ACPR contrôle et sanctionne ; l'association professionnelle agréée vérifie chaque année. Ni l'une ni l'autre n'a publié de règle de prorata. Une réponse écrite de votre association est le meilleur élément à conserver. Voyez aussi la page des formations pour courtiers en assurance.