Location : quelles pièces le mandataire immobilier peut exiger du candidat

Le piège du dossier « spontanément complet »

Le cas le plus fréquent n'est pas la demande abusive : c'est le candidat qui envoie de lui-même tout ce qu'il possède, relevés bancaires et avis médicaux compris, pour se démarquer. Ce n'est pas parce qu'une pièce arrive sans avoir été demandée qu'elle peut être conservée.

La CNIL a publié un référentiel relatif à la gestion locative qui couvre l'ensemble du cycle : proposition de biens, phase précontractuelle et conclusion du bail, gestion en cours, fin du contrat. Il précise les organismes concernés, les données susceptibles d'être collectées, les destinataires et les durées de conservation. C'est le document à lire avant de paramétrer votre outil de gestion des candidatures, en particulier pour le sort des dossiers non retenus.

Trois réflexes suffisent le plus souvent :

1. Ne réclamer que les pièces des annexes du décret, et rien d'autre.
2. Supprimer sans les archiver les pièces hors liste reçues spontanément.
3. Fixer par écrit une durée de conservation des candidatures non retenues, alignée sur le référentiel CNIL.

Le lien direct avec vos heures de formation

Le tri des dossiers de location est le terrain où la discrimination se joue en pratique : origine, situation de famille, source des revenus. Ce n'est pas un hasard si le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 impose, sur trois ans, au moins 2 heures de non-discrimination à l'accès au logement et au moins 2 heures sur les autres règles déontologiques, à l'intérieur des 14 heures annuelles (ou 42 heures sur trois ans) qui s'imposent aussi aux collaborateurs habilités.

Si vous faites de la location, ce sont les deux heures les plus utiles de votre obligation : elles portent sur les gestes que vous répétez chaque semaine. Voir la formation loi ALUR de 14 heures et le module non-discrimination, ainsi que l'ensemble des formations réglementaires immobilier.

Check-list avant de publier une annonce de location

• La carte du titulaire qui vous habilite couvre l'activité concernée.
• Votre attestation d'habilitation est à jour et visée.
• Votre liste de pièces demandées est copiée des annexes du décret n° 2015-1437, pas d'un modèle trouvé en ligne.
• Aucun circuit de fonds ne passe par vous.
• Une durée de conservation est fixée pour les dossiers non retenus.
• Vos 2 heures de non-discrimination sont faites, ou planifiées, sur la période de trois ans en cours.

Questions fréquentes

Le candidat m'a envoyé ses relevés bancaires sans que je les demande. Puis-je les transmettre au bailleur ?

Rien ne vous y oblige et la prudence commande de ne pas le faire. Ces pièces ne figurent pas parmi celles que le décret autorise à exiger avant le contrat ; les intégrer au dossier transmis revient à les faire entrer dans un traitement dont vous devrez justifier la nécessité.

La liste s'applique-t-elle aussi à la caution ?

Oui. Le décret n° 2015-1437 comporte une annexe 2 spécifiquement consacrée aux pièces exigibles de la personne qui se porte caution.

Faut-il exiger les originaux ?

Non. Le décret prévoit expressément que des copies suffisent. Les documents doivent en revanche être en français et les montants libellés en euros.

Est-ce que cela vaut pour une location saisonnière ?

L'article 22-2 figure dans la loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs, dont le champ d'application est propre. Vérifiez le régime applicable au bail concerné avant de transposer la liste : votre habilitation Hoguet, elle, couvre bien la location « saisonnière ou non » au titre de l'article 1er de la loi de 1970.

Qui est sanctionné, le bailleur, l'agence ou moi ?

L'article 22-2 vise le bailleur, mais prévoit deux plafonds distincts selon que l'auteur du manquement est une personne physique (3 000 €) ou une personne morale (15 000 €). Dans un réseau, la trace écrite de la liste de pièces que vous appliquez est votre meilleure protection : elle montre d'où vient la consigne.