Location : quelles pièces le mandataire immobilier peut exiger du candidat

Beaucoup de mandataires arrivent à la location par la transaction : un propriétaire vendeur qui garde finalement son bien, un client acheteur qui devient bailleur. Le réflexe est alors de constituer « le dossier le plus solide possible » pour rassurer le bailleur. C'est exactement là que la règle se retourne contre vous : en location, plus le dossier est épais, plus le risque juridique est grand. La liste des pièces exigibles est fermée, et le dépassement est sanctionné par une amende administrative.

La location entre bien dans le champ de votre habilitation

L'article 1er de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 vise, à son 1°, « l'achat, la vente, la recherche, l'échange, la location ou sous-location, saisonnière ou non, en nu ou en meublé d'immeubles bâtis ou non bâtis ». La mise en location est donc une activité d'entremise soumise à la loi Hoguet, au même titre que la vente. Le 6° du même article vise séparément « la gestion immobilière ».

Deux conséquences concrètes pour un mandataire :

• Vérifiez la carte du titulaire qui vous habilite avant de prendre le mandat. Votre attestation d'habilitation ne vous donne accès qu'aux activités que sa carte couvre. Rechercher un locataire n'est pas gérer le bien ensuite : ce sont deux lignes différentes.
• Les fonds ne passent jamais par vous. Dépôt de garantie, premier loyer, provision sur charges : le circuit passe par le titulaire de la carte. C'est l'une des interdictions du statut, détaillée dans notre guide sur ce qu'un mandataire immobilier n'a pas le droit de faire.

Le dossier du candidat : une liste fermée, pas un minimum

L'article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 pose le principe : « La liste des pièces justificatives pouvant être exigées du candidat à la location ou de sa caution par le bailleur, préalablement à l'établissement du contrat de location, est définie par décret en Conseil d'Etat. »

Ce décret est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015. Il comporte deux listes : l'annexe 1 pour le candidat locataire, l'annexe 2 pour sa caution. Les pièces admises se rangent en quatre familles.

Famille	Exemples de pièces prévues par le décret
Identité	Carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire
Domicile	Quittances de loyer, attestation d'hébergement, titre de propriété
Activité professionnelle	Contrat de travail, extrait K bis, certificat d'immatriculation
Ressources	Avis d'imposition, bulletins de salaire, justificatifs de pension

Le décret précise également que des copies suffisent, et que les documents doivent être rédigés en français, les montants exprimés en euros. Inutile de réclamer des originaux ou une traduction assermentée « par sécurité ».

L'article 22-2 ajoute une seconde interdiction, souvent oubliée : le bailleur ne peut pas imposer qu'un ascendant ou un descendant du candidat cosigne le contrat avant sa conclusion.

Ce que coûte une pièce de trop

Le manquement à l'article 22-2 est puni d'une amende administrative prononcée par le représentant de l'État dans le département :

• jusqu'à 3 000 € pour une personne physique ;
• jusqu'à 15 000 € pour une personne morale.

L'amende doit être proportionnée à la gravité des faits, ne peut plus être prononcée au-delà d'un an, et l'intéressé est mis en mesure de présenter ses observations avant qu'elle ne tombe. Le texte vise le bailleur, mais c'est vous qui recevez les pièces et qui composez le dossier : dans une agence ou un réseau, la personne morale exposée aux 15 000 € est celle qui a organisé la collecte.

Le piège du dossier « spontanément complet »

Le cas le plus fréquent n'est pas la demande abusive : c'est le candidat qui envoie de lui-même tout ce qu'il possède, relevés bancaires et avis médicaux compris, pour se démarquer. Ce n'est pas parce qu'une pièce arrive sans avoir été demandée qu'elle peut être conservée.

La CNIL a publié un référentiel relatif à la gestion locative qui couvre l'ensemble du cycle : proposition de biens, phase précontractuelle et conclusion du bail, gestion en cours, fin du contrat. Il précise les organismes concernés, les données susceptibles d'être collectées, les destinataires et les durées de conservation. C'est le document à lire avant de paramétrer votre outil de gestion des candidatures, en particulier pour le sort des dossiers non retenus.

Trois réflexes suffisent le plus souvent :

1. Ne réclamer que les pièces des annexes du décret, et rien d'autre.
2. Supprimer sans les archiver les pièces hors liste reçues spontanément.
3. Fixer par écrit une durée de conservation des candidatures non retenues, alignée sur le référentiel CNIL.

Le lien direct avec vos heures de formation

Le tri des dossiers de location est le terrain où la discrimination se joue en pratique : origine, situation de famille, source des revenus. Ce n'est pas un hasard si le décret n° 2016-173 du 18 février 2016 impose, sur trois ans, au moins 2 heures de non-discrimination à l'accès au logement et au moins 2 heures sur les autres règles déontologiques, à l'intérieur des 14 heures annuelles (ou 42 heures sur trois ans) qui s'imposent aussi aux collaborateurs habilités.

Si vous faites de la location, ce sont les deux heures les plus utiles de votre obligation : elles portent sur les gestes que vous répétez chaque semaine. Voir la formation loi ALUR de 14 heures et le module non-discrimination, ainsi que l'ensemble des formations réglementaires immobilier.

Check-list avant de publier une annonce de location

• La carte du titulaire qui vous habilite couvre l'activité concernée.
• Votre attestation d'habilitation est à jour et visée.
• Votre liste de pièces demandées est copiée des annexes du décret n° 2015-1437, pas d'un modèle trouvé en ligne.
• Aucun circuit de fonds ne passe par vous.
• Une durée de conservation est fixée pour les dossiers non retenus.
• Vos 2 heures de non-discrimination sont faites, ou planifiées, sur la période de trois ans en cours.

Questions fréquentes

Le candidat m'a envoyé ses relevés bancaires sans que je les demande. Puis-je les transmettre au bailleur ?

Rien ne vous y oblige et la prudence commande de ne pas le faire. Ces pièces ne figurent pas parmi celles que le décret autorise à exiger avant le contrat ; les intégrer au dossier transmis revient à les faire entrer dans un traitement dont vous devrez justifier la nécessité.

La liste s'applique-t-elle aussi à la caution ?

Oui. Le décret n° 2015-1437 comporte une annexe 2 spécifiquement consacrée aux pièces exigibles de la personne qui se porte caution.

Faut-il exiger les originaux ?

Non. Le décret prévoit expressément que des copies suffisent. Les documents doivent en revanche être en français et les montants libellés en euros.

Est-ce que cela vaut pour une location saisonnière ?

L'article 22-2 figure dans la loi du 6 juillet 1989 sur les rapports locatifs, dont le champ d'application est propre. Vérifiez le régime applicable au bail concerné avant de transposer la liste : votre habilitation Hoguet, elle, couvre bien la location « saisonnière ou non » au titre de l'article 1er de la loi de 1970.

Qui est sanctionné, le bailleur, l'agence ou moi ?

L'article 22-2 vise le bailleur, mais prévoit deux plafonds distincts selon que l'auteur du manquement est une personne physique (3 000 €) ou une personne morale (15 000 €). Dans un réseau, la trace écrite de la liste de pièces que vous appliquez est votre meilleure protection : elle montre d'où vient la consigne.