Registre des mandats en agence immobilière : ce que la loi impose

Le registre des mandats est l'un des rares documents d'agence dont le format est fixé par arrêté. Il ne s'improvise pas en fin d'année : sa logique même — un ordre chronologique et une numérotation continue — interdit de le reconstituer après coup. Voici ce que les textes exigent réellement, et ce qui distingue le registre des mandats du registre-répertoire, avec lequel il est souvent confondu.

Deux registres, deux obligations distinctes

	Registre des mandats	Registre-répertoire
Objet	Les mandats reçus des clients	Les versements et remises de fonds
Qui le tient	Tout titulaire de carte professionnelle exerçant l'activité concernée	Toute personne qui reçoit ou détient des fonds pour autrui
Textes	Articles 65 et 72 du décret n° 72-678	Articles 51 à 54 du décret n° 72-678
Modèle imposé	Oui, arrêté du 15 septembre 1972	Reçus normalisés pour chaque versement

Un professionnel qui exerce uniquement la transaction sans jamais détenir de fonds — carte portant la mention « absence de garantie financière » — tient le premier registre mais n'a, en pratique, rien à inscrire au second. L'inverse n'existe pas : détenir des fonds ne dispense d'aucune obligation d'enregistrement des mandats.

Le mandat écrit vient avant le registre

L'article 72 du décret n° 72-678 pose la règle de base : le titulaire de la carte « transactions sur immeubles et fonds de commerce » ne peut négocier ni s'engager pour une opération sans détenir au préalable un mandat écrit délivré par l'une des parties. Ce mandat précise son objet et comporte les mentions prévues à l'article 73. Lorsqu'il autorise le professionnel à engager son client pour une opération déterminée, il doit le dire expressément.

L'article 6 de la loi Hoguet complète : la convention est écrite, elle précise les conditions de maniement des fonds et les modalités de détermination de la rémunération, et aucune somme n'est due avant que l'opération visée ait été effectivement conclue — sauf le régime particulier des mandats exclusifs.

Service-Public, dans sa fiche « Agent immobilier : conditions d'accès et d'exercice » vérifiée le 1er janvier 2026, résume les mentions attendues : étendue de la mission, conditions de rémunération, durée, et numéro d'inscription au registre des mandats. Autrement dit, le registre n'est pas un document annexe : son numéro figure dans le mandat lui-même.

Les cinq règles de forme du registre des mandats

L'article 72 et l'arrêté du 15 septembre 1972 imposent cinq contraintes.

1. Ordre chronologique. Les mandats sont mentionnés dans l'ordre où ils sont conclus.
2. Modèle réglementaire. L'arrêté du 15 septembre 1972 fixe deux modèles : l'annexe I pour les titulaires de la carte « gestion immobilière », l'annexe II pour les titulaires de la carte « transactions sur immeubles et fonds de commerce ».
3. Numérotation continue. Le registre est numéroté à l'avance, sans discontinuité, et relié. Une numérotation ajoutée après coup ou comportant des trous n'y satisfait pas.
4. Report du numéro. Le numéro d'inscription est reporté sur l'exemplaire du mandat qui reste entre les mains du mandant. Le client détient donc la preuve de l'enregistrement.
5. Conservation dix ans. L'article 72 prévoit expressément que les mandats et le registre des mandats sont conservés pendant dix ans.

La forme électronique est admise : l'article 72 renvoie aux articles 1365 et suivants du code civil sur l'écrit électronique. Un logiciel de transaction peut donc tenir lieu de registre, à condition de reproduire les mêmes garanties — horodatage, séquence non modifiable, conservation.

Gestion locative et syndic : l'article 65

Le titulaire d'une carte « gestion immobilière » ou « syndic de copropriété » relève de l'article 65, dans une rédaction issue du décret n° 2016-1392. Le principe est identique — registre conforme à un modèle fixé par arrêté, mandats mentionnés dans l'ordre chronologique, numéro reporté sur l'exemplaire du mandant, registre relié et numéroté sans discontinuité, forme électronique possible.

Deux spécificités méritent l'attention :

• les décisions qui confient la gestion d'un syndicat de copropriétaires, d'une société ou d'une association y sont inscrites avec leur date ;
• en cas de cessation de la garantie financière, le registre est remis au garant ou à l'administrateur désigné. Le registre survit donc à l'activité : il est conçu pour être transmis.

Ce que risque une agence dont les registres ne suivent pas

Les sanctions de la loi Hoguet sont pénales et figurent à ses articles 14 à 18 : exercer sans carte professionnelle est puni de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende ; recevoir des fonds en violation des règles applicables, ou exiger une somme avant que l'opération ait été conclue, expose à deux ans d'emprisonnement et 30 000 euros d'amende ; faire obstacle à un contrôle est également réprimé.

Sur le terrain, l'effet le plus immédiat d'un registre mal tenu est autre : c'est le mandat lui-même qui devient contestable. Un mandat sans numéro d'inscription est un mandat incomplet au regard des mentions listées par les textes, et c'est sur ce terrain que se discutent, en pratique, les honoraires.

Check-list de tenue

• Le registre est-il relié (ou son équivalent électronique verrouillé) et numéroté à l'avance ?
• Chaque mandat signé est-il inscrit le jour de sa signature ?
• Le numéro figure-t-il sur l'exemplaire remis au client ?
• Les mandats et le registre sont-ils archivés dix ans, y compris ceux des affaires non abouties ?
• Le registre-répertoire est-il tenu dès qu'un séquestre, un loyer ou une provision de copropriété transite par l'agence ?
• Les collaborateurs habilités savent-ils qu'ils ne peuvent pas signer un mandat qui ne serait pas enregistré ?

Ces réflexes relèvent du volet juridique et déontologique de la formation continue loi ALUR de 14 heures, dont les 2 heures de déontologie sont une composante obligatoire. Pour organiser l'ensemble sur la durée de votre carte, voyez notre guide sur la répartition des 42 heures sur trois ans, et la page métier agent immobilier pour le reste des obligations.

Questions fréquentes

Un registre tenu sur tableur suffit-il ?

Le décret admet la forme électronique, mais en renvoyant aux articles 1365 et suivants du code civil : l'écrit doit permettre d'identifier son auteur et être établi et conservé dans des conditions garantissant son intégrité. Un tableur librement modifiable, sans horodatage ni verrouillage des lignes, ne répond pas à l'exigence de numérotation continue sans discontinuité.

Faut-il inscrire les mandats qui n'ont donné aucune suite ?

Oui. L'article 72 vise les mandats conclus, sans distinguer selon leur issue. Un mandat expiré, dénoncé ou resté sans effet reste inscrit, et il est conservé dix ans comme les autres.

Un agent commercial peut-il tenir son propre registre ?

Non. Le registre est tenu par le titulaire de la carte professionnelle, sous sa responsabilité. Le collaborateur habilité négocie pour le compte du titulaire : ses mandats s'inscrivent dans le registre de l'agence ou du réseau qui l'a habilité, pas dans un registre personnel.

Que se passe-t-il si l'agence cesse son activité ?

Pour la gestion et le syndic, l'article 65 prévoit la remise du registre au garant ou à l'administrateur désigné lorsque la garantie financière cesse. Dans tous les cas, l'obligation de conservation de dix ans porte sur les documents, pas sur l'exploitation : elle survit à la fermeture.

Le registre doit-il être présenté à la CCI au renouvellement de la carte ?

Le dossier de renouvellement porte sur les conditions de la loi Hoguet — aptitude, garantie, assurance, honorabilité — et sur les justificatifs de formation continue. Les registres, eux, relèvent des contrôles de l'activité : ils doivent être disponibles à tout moment, ce qui revient au même en pratique.