Arrêter son activité de courtier : ORIAS, portefeuille et archives

Départ à la retraite, cession du cabinet, réorientation, liquidation : on arrête une activité de courtage pour des raisons très différentes, mais les formalités se ressemblent. Et elles se jouent sur un calendrier court — un mois — que beaucoup découvrent trop tard. Voici ce qui reste à faire après la dernière signature, du registre à l'archivage.

Prévenir l'ORIAS : dans le mois qui précède, ou dans le mois qui suit

L'article R512-5 du code des assurances est explicite. Les intermédiaires informent l'organisme de toute modification des informations les concernant et de tout événement pouvant avoir des conséquences sur leur inscription. Le texte cite lui-même trois exemples : le changement de lieu d'exercice professionnel, la cessation d'activité, et la radiation du registre du commerce et des sociétés.

Le délai est formulé en deux temps :

• dans le mois qui précède l'événement, quand il peut être anticipé ;
• dans le mois qui suit, quand il ne peut pas l'être.

Une cessation planifiée entre presque toujours dans la première branche : une retraite décidée six mois à l'avance, une cession signée, une dissolution votée s'anticipent, donc se déclarent avant. Seuls les événements subis — décès du dirigeant, liquidation judiciaire prononcée — relèvent du mois suivant. Ce calendrier est indépendant de celui du renouvellement annuel de l'immatriculation ORIAS, qui suit, lui, la campagne du registre.

Arrêt total ou arrêt d'une seule activité : ce n'est pas la même déclaration

Beaucoup de cabinets sont inscrits sous plusieurs catégories : courtier d'assurance, mandataire, courtier en opérations de banque, conseiller en investissements financiers. Arrêter l'assurance en gardant le crédit n'est pas une cessation d'activité : c'est la suppression d'une catégorie.

La distinction change tout le reste — adhésion à une association professionnelle, RC professionnelle, garantie financière, formation continue. Dans un arrêt complet, toutes les catégories tombent ; dans un arrêt partiel, seules les catégories concernées sont retirées et les obligations attachées aux autres continuent de courir normalement.

Tant que l'inscription vit, l'obligation de formation continue de l'année en cours reste attachée à la période pendant laquelle vous avez exercé. Ce n'est pas parce que le cabinet ferme en octobre que l'année écoulée n'a plus à être justifiée.

La radiation est une décision, pas un simple clic

L'article R512-5 prévoit que la radiation ou la suppression de l'inscription sont notifiées à l'intermédiaire concerné par lettre recommandée avec avis de réception, dans le délai de quinze jours suivant la décision en cause.

Deux conséquences pratiques. D'abord, entre votre déclaration et la notification, il s'écoule un temps qui n'est pas nul : votre situation n'est pas réglée le jour où vous avez saisi le formulaire. Ensuite, ce courrier est une pièce à conserver — c'est lui qui date la fin de votre inscription, et c'est cette date qui sert de référence si une réclamation, un contrôle ou une question fiscale surgit plus tard.

Le même article prévoit par ailleurs que l'organisme procède à la suppression de l'inscription lorsque l'intermédiaire ne justifie plus du respect des obligations attachées à sa ou ses catégories. Une radiation peut donc aussi arriver sans que vous l'ayez demandée : défaut de RC professionnelle, garantie financière non renouvelée, adhésion échue. Autant le savoir avant de laisser expirer un contrat en fin de parcours.

Le portefeuille : des questions contractuelles, pas seulement réglementaires

La cession d'un portefeuille de courtage ne se règle pas dans le code des assurances mais dans vos contrats : les conventions de courtage signées avec chaque compagnie, qui déterminent qui doit donner son accord pour un transfert et ce que devient le commissionnement ; l'acte de cession, qui définit le périmètre et la garantie d'actif et de passif ; les mandats clients et les documents d'information remis.

Relisez ces conventions avant d'annoncer une date : un accord de compagnie qui tarde décale tout le calendrier, y compris la déclaration à l'ORIAS prévue « dans le mois qui précède ». Côté clients, l'information n'est pas une courtoisie : ils doivent savoir à qui s'adresser pour un sinistre, une modification ou une résiliation, et à partir de quand.

La RC professionnelle : lisez la clause, pas seulement le code

L'article R512-14 du code des assurances organise la responsabilité civile professionnelle des intermédiaires : la garantie couvre le territoire de la Communauté européenne et celui des autres États parties à l'accord sur l'Espace économique européen, le contrat dont les garanties prennent effet le 1er mars pour douze mois est reconduit tacitement au 1er janvier de chaque année, l'assureur délivre une attestation et notifie toute suspension ou résiliation.

Ce que cet article ne traite pas, c'est le sort des réclamations qui arriveraient après votre arrêt d'activité, pour des faits antérieurs. Ce point-là se règle dans les conditions générales et particulières de votre contrat. Avant de résilier, posez trois questions par écrit à votre assureur : quelle est la durée de couverture des réclamations postérieures à la cessation et à quelles conditions, quel est le fait générateur retenu (la faute, la réclamation), et quel plafond reste mobilisable sur cette période. Une résiliation sèche le jour de la fermeture est rarement la bonne décision.

Les archives : cinq ans, et le point de départ compte

Comme tout intermédiaire d'assurance assujetti à la lutte contre le blanchiment, vous êtes tenu par l'article L561-12 du code monétaire et financier : conserver pendant cinq ans à compter de la clôture des comptes ou de la cessation des relations avec les clients les documents relatifs à ces relations d'affaires, aux clients occasionnels et aux mesures de vigilance mises en œuvre ; les documents relatifs aux opérations se conservent cinq ans à compter de leur exécution.

Le piège est le point de départ. Ce n'est pas la date de fermeture du cabinet : c'est, client par client, la fin de la relation d'affaires. Un client parti il y a quatre ans doit encore être archivé un an après votre cessation.

Trois décisions à prendre avant de débrancher les outils : où partent les données (support pérenne et lisible, pas un poste de travail revendu), qui peut y accéder si une demande arrive après la fermeture, et comment elles seront détruites au terme de la durée. Si la lutte contre le blanchiment n'a jamais été formalisée dans le cabinet, la fin d'activité n'efface rien : les justificatifs doivent exister. Notre page formation LCB-FT détaille ce qui est attendu des intermédiaires sur ce terrain.

Check-list de fin d'activité

• Déterminer s'il s'agit d'un arrêt total ou du retrait d'une catégorie
• Relire les conventions de courtage avant d'arrêter une date
• Déclarer à l'ORIAS dans le mois qui précède (ou qui suit si l'événement est subi)
• Classer la notification de radiation reçue par lettre recommandée
• Interroger par écrit l'assureur RC pro sur les réclamations postérieures
• Vérifier la fin de l'adhésion à l'association professionnelle et de la garantie financière
• Informer les clients de l'interlocuteur qui prend le relais
• Justifier la formation continue de la période exercée
• Organiser l'archivage sur cinq ans et la purge au terme

La page courtier en assurance récapitule ce qui reste attaché à l'inscription tant qu'elle vit ; la rubrique assurance liste les formations correspondantes.

Questions fréquentes

Dois-je prévenir l'ORIAS avant ou après avoir cessé mon activité ?

Avant, dès lors que l'événement peut être anticipé. L'article R512-5 du code des assurances demande une information dans le mois qui précède l'événement, et ne renvoie au mois suivant que lorsque celui-ci ne pouvait pas être anticipé. Une retraite, une cession ou une dissolution programmée relèvent du premier cas.

Que se passe-t-il si je laisse simplement mon immatriculation expirer ?

Ce n'est pas équivalent à une cessation déclarée. L'article R512-5 prévoit que l'organisme supprime l'inscription lorsque l'intermédiaire ne justifie plus du respect des obligations attachées à sa catégorie, la suppression étant notifiée par lettre recommandée avec avis de réception dans les quinze jours suivant la décision. Vous subissez alors une décision au lieu d'organiser votre sortie.

Puis-je résilier ma RC professionnelle le jour de la fermeture ?

C'est votre contrat qui le dit, pas le code. L'article R512-14 fixe l'étendue géographique de la garantie, sa reconduction tacite au 1er janvier, la délivrance d'une attestation et la notification des suspensions ou résiliations, mais ne règle pas le sort des réclamations postérieures à l'arrêt. Demandez par écrit à votre assureur ce qui reste couvert, sur quelle durée et à quelles conditions.

J'arrête l'assurance mais je garde le crédit : est-ce une cessation ?

Non, c'est un arrêt partiel : seules les catégories concernées sont retirées, et les obligations attachées à celles que vous conservez continuent de s'appliquer sans interruption. La déclaration reste soumise au délai d'un mois de l'article R512-5, puisqu'elle modifie les informations du registre.