Fichier de prospection du mandataire immobilier : les règles RGPD

Un mandataire immobilier accumule vite un fichier considérable : propriétaires repérés en pige, vendeurs rencontrés pour une estimation sans suite, acquéreurs avec leurs critères et leur capacité de financement, anciens clients. Ce fichier est votre outil de travail. C'est aussi un traitement de données personnelles, avec des règles précises — et une question que presque personne ne pose avant d'en avoir besoin : à qui appartient-il ?

Qui est responsable de ce fichier ?

La CNIL définit le responsable de traitement comme la personne, morale ou physique, qui détermine les finalités et les moyens du traitement : l'objectif poursuivi et la façon de l'atteindre.

Appliquée à un mandataire, cette définition dessine deux couches.

• Le CRM du réseau ou de l'agence. Le titulaire de la carte professionnelle ou la tête de réseau choisit l'outil, définit les finalités, fixe les paramètres et les durées. C'est lui qui pilote ce traitement.
• Vos propres fichiers. Le carnet de pige que vous tenez dans un tableur, vos contacts téléphoniques professionnels, la liste d'acquéreurs que vous relancez de votre côté : vous en déterminez seul les finalités et les moyens.

La conséquence pratique compte plus que la qualification juridique : personne ne viendra régler à votre place le sort du second bloc. Regardez ce que votre contrat de mandataire prévoit sur l'usage, la propriété et la restitution des données. S'il est muet, c'est un point à faire préciser par écrit, avant qu'un désaccord ne survienne.

Combien de temps garder une donnée

La CNIL apporte des réponses chiffrées dans ses questions-réponses sur les référentiels de gestion des activités commerciales.

Situation	Durée de conservation retenue par la CNIL
Prospect (estimation sans suite, contact en pige, acquéreur non abouti)	3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect
Client	Pendant la relation commerciale, puis 3 ans à compter de sa fin

La CNIL précise qu'au terme du délai, l'organisme peut relancer la personne pour savoir si elle souhaite continuer à recevoir des sollicitations. Elle rappelle aussi que ces référentiels visent les relations entre un organisme et ses prospects ou clients, à l'exclusion notamment des secteurs de la santé, de la banque, de l'assurance et des jeux.

En pratique, cela signifie qu'un fichier de pige nourri depuis cinq ans sans aucun tri n'est pas conforme. Le plus simple est de dater chaque contact dans l'outil et de passer une revue annuelle : c'est peu de travail si c'est régulier, beaucoup s'il faut reprendre l'historique.

Ce que vous devez dire aux personnes, et quand

L'information n'est pas une option. La CNIL attend une transparence portant notamment sur l'identité de l'organisme, l'objectif de l'utilisation des données et la manière d'exercer ses droits. Quand les données n'ont pas été recueillies directement auprès de la personne, cette information doit lui être communiquée dès que possible et au plus tard dans un délai d'un mois.

C'est exactement la situation de la pige : vous relevez une annonce, vous constituez une fiche, la personne n'a rien rempli chez vous. Le premier contact doit donc porter, en plus de votre propos commercial, votre identité, la finalité et le moyen de s'opposer.

Sur le canal téléphonique, les règles de consentement préalable ont par ailleurs changé : elles sont détaillées dans notre guide sur le démarchage téléphonique du mandataire immobilier.

Fichiers achetés, listes échangées : la vigilance s'impose

La CNIL a rappelé les règles applicables à la cession de fichiers clients. Du côté de celui qui transmet : ne peuvent figurer que les données de clients actifs, conservées pendant la relation commerciale puis, sauf exception, trois ans ; les données administratives (comptabilité, contentieux) sont exclues ; celles des personnes qui se sont opposées à la transmission ou n'y ont pas consenti doivent être supprimées ; la transmission doit être sécurisée.

Du côté de celui qui reçoit le fichier, les obligations sont tout aussi concrètes : informer les personnes dès que possible et au plus tard dans un délai d'un mois, indiquer la source des données, vérifier l'existence du consentement pour la prospection électronique, permettre un refus simple à chaque sollicitation et respecter l'ensemble des droits.

Autrement dit, un fichier acheté ne transfère pas la conformité avec lui. Si le vendeur n'a pas recueilli le consentement nécessaire, c'est à vous de le faire.

Les droits que vous devez pouvoir honorer

La CNIL insiste sur un droit d'opposition exerçable sans justification, à tout moment et sans frais. S'y ajoutent l'accès, la rectification et l'effacement.

Trois réflexes suffisent à tenir la promesse :

1. un moyen de contact identifiable dans vos e-mails et sur votre page professionnelle ;
2. un champ « ne plus contacter » dans votre outil, qui survit à une réimportation de fichier ;
3. une réponse écrite à toute demande, conservée avec sa date.

Le deuxième point est celui qui casse le plus souvent : une opposition enregistrée dans un CRM puis écrasée par un import de liste, et la personne est rappelée quelques semaines plus tard.

Le jour où vous quittez le réseau

C'est là que l'absence de règle écrite se paie. Les données saisies dans l'outil du réseau ne vous suivent pas automatiquement, et une extraction emportée « au cas où » constitue un transfert de données : elle suppose une base légale, des durées, une information des personnes et, s'il s'agit d'une cession, les obligations décrites plus haut pour le cédant comme pour le cessionnaire.

Trois questions à trancher par écrit, idéalement à l'entrée :

• ce que vous pouvez extraire, dans quel format, et sous quel délai après la fin du contrat ;
• ce que le réseau conserve et pendant combien de temps ;
• qui informe les personnes concernées si les données changent de main.

Le volet habilitation et formation de ce départ est traité dans notre guide sur le changement de réseau de mandataires.

Ce qui se vérifie en cas de contrôle

Un contrôle immobilier porte d'abord sur votre habilitation, vos mandats et vos attestations de formation — le détail est dans notre guide sur les documents à présenter lors d'un contrôle. Le volet données personnelles relève d'une autre autorité, mais il se prépare avec les mêmes réflexes : savoir quels fichiers vous tenez, pour quelle finalité, depuis quand, et ce que vous répondez à une demande d'opposition. Les règles applicables aux professionnels réglementés sont reprises dans la formation RGPD, et les obligations propres au statut sur notre page formations pour mandataires et agents commerciaux.

Questions fréquentes

Ai-je le droit d'appeler un propriétaire dont j'ai relevé l'annonce ?

Relever une annonce publique ne dispense ni de l'information de la personne, ni des règles propres au canal utilisé. Pour la prospection téléphonique, le consentement préalable s'impose désormais dans le cadre fixé par le code de la consommation ; côté données, vous devez pouvoir dire qui vous êtes, pourquoi vous appelez et comment la personne s'oppose.

Trois ans, c'est à partir de quand exactement ?

Pour un prospect, la CNIL retient trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Un vendeur qui vous rappelle deux ans après une estimation fait donc repartir le compteur ; un contact qui n'a jamais répondu, non.

Mon réseau me fournit un CRM : suis-je couvert ?

Vous êtes couvert pour ce qui se passe dans cet outil, selon les paramètres définis par le réseau. Vous ne l'êtes pas pour les fichiers que vous tenez à côté, ni pour les extractions que vous conservez sur votre poste. Ce sont eux qu'il faut regarder en priorité.

Puis-je transmettre mes contacts acquéreurs à un confrère ?

Pas librement. Une transmission à un tiers suppose une base légale, l'information des personnes avec l'indication de la source dans le mois, et la vérification du consentement pour toute prospection électronique. Un échange informel de listes entre professionnels ne remplit aucune de ces conditions.

Combien de temps conserver les pièces d'un candidat locataire ?

La question relève des règles propres à la location : le principe est de ne conserver que ce qui est utile, le temps nécessaire à la sélection, et de ne pas constituer un stock de dossiers refusés. Les pièces réellement exigibles sont détaillées dans notre guide sur le dossier du candidat locataire.