Dossiers de courtage en crédit : que garder et combien de temps

Un courtier en crédit accumule des pièces très sensibles : avis d'imposition, relevés bancaires, tableaux d'amortissement, justificatifs de situation familiale. Deux logiques opposées s'exercent sur ce stock : le RGPD pousse à supprimer dès que la finalité est atteinte, le droit de la preuve et la réglementation bancaire poussent à garder. La seule façon de trancher est de raisonner document par document, avec un point de départ et une durée écrits noir sur blanc.

Le principe : une durée par finalité, pas une durée unique

La CNIL décrit trois phases dans la vie d'une donnée. La base active : les données sont utilisées au quotidien, le temps d'atteindre l'objectif du traitement. L'archivage intermédiaire : le dossier est clos, mais les pièces gardent un intérêt administratif ou répondent à une obligation légale — la CNIL cite les données de facturation à conserver dix ans en application du code de commerce. L'archivage définitif : réservé à ce qui a une valeur historique, ce qui ne concerne pas un cabinet de courtage.

Deux conséquences pour votre organisation.

D'abord, l'archivage intermédiaire doit être séparé de la base active, physiquement (une base d'archivage dédiée) ou logiquement (une restriction d'habilitations). Un dossier clos qui reste consultable par tout le cabinet dans le même outil n'est pas archivé : il est simplement conservé.

Ensuite, la CNIL rappelle que pour de nombreux traitements aucun texte ne fixe de durée : c'est au responsable de traitement de la déterminer en fonction de la finalité, et de documenter ce choix. Appliquer les durées recommandées par la CNIL vaut présomption de conformité ; s'en écarter est possible, à condition de le justifier.

Les durées qui s'imposent à un courtier en crédit

Document	Durée	Point de départ
Éléments d'identification du client (LCB-FT, si vous êtes assujetti)	5 ans	Clôture des comptes ou cessation de la relation
Documents relatifs aux opérations (LCB-FT, si vous êtes assujetti)	5 ans	Exécution de l'opération
Documents comptables et pièces justificatives, dont vos factures d'honoraires	10 ans	Clôture de l'exercice
Réclamations écrites et réponses apportées	Enregistrement et suivi exigés, sans durée fixée par l'ACPR	Réception de la réclamation
Données de prospects non devenus clients	Durée à fixer et à documenter	Dernier contact du prospect

Le premier bloc mérite une précision qui échappe souvent aux courtiers. Tous les IOBSP ne sont pas assujettis à la LCB-FT. L'article L561-2 du code monétaire et financier vise les intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement « lorsqu'ils agissent en vertu d'un mandat délivré par un client et qu'ils se voient confier des fonds en tant que mandataire des parties ». Si aucun fonds client ne transite par votre structure, vous n'entrez pas dans ce cadre — et les cinq ans de l'article L561-12 ne vous sont pas opposables à ce titre. C'est le même critère que celui qui déclenche la garantie financière, détaillé dans notre guide sur la RC professionnelle et la garantie financière de l'IOBSP.

Pour ceux qui sont assujettis, l'article L561-12 distingue bien deux points de départ : la fin de la relation pour les éléments d'identité, l'exécution pour les documents relatifs aux opérations. Dans un dossier de crédit, les deux coexistent.

Le dossier client : la vraie raison de conserver

Aucun texte ne fixe une durée générale de conservation du dossier de courtage lui-même. Pourtant, c'est la pièce la plus utile à garder, pour une raison simple : c'est vous qui devez prouver que vous avez conseillé, expliqué et mis en garde. Le jour où un client conteste, le seul élément qui vous défend est le dossier daté : mandat signé, informations recueillies sur sa situation et ses besoins, convention d'honoraires, comparaison des offres, courriels échangés, copie des documents remis.

Un dossier détruit dès le déblocage des fonds, c'est une défense inexistante sur un crédit qui court encore vingt ans. À l'inverse, tout garder « au cas où » n'est pas conforme au principe de conservation limitée. La pratique raisonnable : aligner la durée d'archivage intermédiaire sur la période pendant laquelle votre responsabilité peut être recherchée, et l'écrire dans votre politique de conservation.

Les règles d'écrit qui alimentent ce dossier — mandat, information sur la rémunération, conseil motivé — sont détaillées dans notre guide sur les honoraires et le conseil de l'IOBSP face au client.

Réclamations : enregistrer et suivre

La recommandation 2024-R-02 de l'ACPR du 2 juillet 2024 sur le traitement des réclamations s'applique explicitement aux intermédiaires en opérations de banque et en services de paiement. Elle demande d'enregistrer les réclamations écrites, les réponses apportées et de suivre leur traitement, y compris lorsque celui-ci a été délégué en tout ou partie.

Elle fixe aussi deux délais que votre registre doit permettre de contrôler : un accusé de réception écrit dans un délai maximal de dix jours ouvrables à compter de l'envoi de la réclamation — sauf si vous répondez sur le fond dans ce délai — et une réponse motivée dans un délai n'excédant pas deux mois à compter de la première manifestation écrite du mécontentement, sauf dispositions plus contraignantes.

La recommandation ne fixe pas de durée de conservation du registre. Comme les réclamations sont précisément la matière d'un contentieux ou d'un contrôle, les aligner sur la durée d'archivage de vos dossiers clients est la position la plus simple à défendre.

Les preuves de conformité, à part

Certaines pièces ne concernent pas vos clients mais votre droit d'exercer. Elles se conservent selon une autre logique : tant qu'elles peuvent être demandées.

• Justificatifs de capacité professionnelle de vos collaborateurs : à garder tant que la personne exerce, et au-delà pour prouver l'état du cabinet à une date donnée.
• Attestations de formation continue : votre association professionnelle agréée comme l'ACPR peuvent demander l'historique de plusieurs exercices. Notre guide sur la formation continue IOBSP détaille ce qui fait preuve.
• Attestations RC pro et de garantie financière : chaque millésime, pour démontrer l'absence de trou de couverture entre deux contrats.
• Justificatifs de formation LCB-FT : le régime de conservation issu du décret de 2026 est présenté dans notre guide sur la formation LCB-FT et sa fréquence.

L'ensemble constitue le dossier que vous devez pouvoir sortir rapidement en cas d'inspection : voir notre guide sur le contrôle ACPR d'un IOBSP.

Quatre erreurs fréquentes

Conserver dans la boîte mail. Des pièces stockées dans une seule messagerie ne sont ni sécurisées, ni séparées, ni retrouvables.

Ne pas avoir de politique écrite. Sans tableau des durées, chaque collaborateur improvise. La CNIL attend une durée déterminée et documentée par finalité, pas une pratique orale.

Oublier les prospects. Un dossier qui n'aboutit pas contient les mêmes données sensibles qu'un dossier signé : il lui faut sa propre durée, décomptée depuis le dernier contact.

Confondre suppression et anonymisation. Vous pouvez conserver des statistiques anonymes, à condition qu'aucune réidentification ne soit possible.

Le cadre général est celui du RGPD appliqué au courtage, traité dans notre guide RGPD en cabinet de courtage et dans la formation RGPD pour professionnels réglementés.

Questions fréquentes

Je ne manie aucun fonds client : dois-je quand même conserver cinq ans ?

Pas au titre de la LCB-FT : l'article L561-2 ne vous assujettit que si vous vous voyez confier des fonds en tant que mandataire des parties. Vos obligations comptables et votre intérêt probatoire justifient malgré tout une conservation, sur d'autres fondements.

Combien de temps garder une facture d'honoraires de courtage ?

Dix ans : les documents comptables et les pièces justificatives relèvent de l'article L123-22 du code de commerce, indépendamment de la relation client et de toute considération RGPD.

Puis-je détruire le dossier dès que le prêt est débloqué ?

C'est le réflexe le plus risqué. Le déblocage marque la fin de votre prestation, pas de votre exposition : la contestation d'un conseil peut survenir bien plus tard, et c'est à vous d'apporter la preuve de ce que vous avez fait.

Où stocker les archives intermédiaires ?

Dans un espace distinct de l'outil de production, ouvert aux seules personnes habilitées. La CNIL admet une séparation physique (base dédiée) ou logique (restriction des droits d'accès).

Un client peut-il exiger l'effacement de son dossier ?

Le droit à l'effacement ne prime pas sur une obligation légale de conservation ni sur la défense d'un droit en justice. Vous pouvez conserver les pièces couvertes par un texte ou nécessaires à votre défense, en cessant de les utiliser à d'autres fins, et en répondant de manière motivée.