Dossier de validation VAE : décrire son expérience au jury

Votre recevabilité est acquise, et vient le moment que redoutent la plupart des candidats : écrire le dossier de validation. Le code du travail le définit sobrement : il « comprend la description des compétences et connaissances mobilisées au cours de [votre] expérience dans les différentes activités » exercées ou acquises en formation (article R6412-5). Ce que le texte ne dit pas, c'est comment décrire une expérience pour qu'un jury, qui ne vous connaît pas, y reconnaisse les compétences de son référentiel. Voici la méthode.

Ce que le jury fait de votre dossier

Le jury vérifie si les acquis dont vous faites état correspondent aux compétences et connaissances exigées par les référentiels de la certification (article R6412-7). France VAE précise que l'entretien qui suit n'est ni un contrôle de connaissances ni une interrogation orale, mais une demande d'éclairage sur ce que vous avez écrit. Votre dossier est donc la base de tout : le jury le lit avec le référentiel à côté, et il vous interrogera sur ses passages flous.

Deux conséquences pratiques :

• le dossier se construit à partir du référentiel, bloc par bloc, et non à partir de votre carrière dans l'ordre chronologique ;
• il suit la trame du certificateur. Il en existe une pour chaque diplôme, propre ou partagée (le livret 2 commun à de nombreux diplômes de l'Éducation nationale, par exemple). Selon la certification, le dossier est transmis avant le jury ou présenté le jour même : c'est le cas, indique France VAE, des titres professionnels.

Choisir les bonnes situations

Pour chaque compétence du référentiel, notez deux ou trois moments où vous l'avez réellement mobilisée, au travail, dans une association, un mandat, une activité d'aidant. Puis retenez la situation la plus démonstrative :

• vécue par vous, pour pouvoir la commenter sans notes devant le jury ;
• représentative de votre pratique, pas un exploit isolé ;
• complète : un contexte, un déroulement, un résultat ;
• riche en décisions : un imprévu géré en dit plus qu'une routine ;
• juste sur votre autonomie : ce que vous décidiez seul, ce que vous faisiez sous la responsabilité de quelqu'un.

Un tableau à trois colonnes (compétence, situation, preuve disponible) évite d'oublier une compétence. C'est souvent là que se perdent des blocs.

Décrire une activité : la méthode de France VAE

France VAE propose à tous les candidats une méthode en étapes. Pour chaque activité :

1. le contexte : une situation réelle, avec ce qu'il faut pour comprendre le cadre ;
2. les tâches dans toutes leurs étapes : avant, pendant, après ;
3. la fréquence et le niveau d'autonomie ;
4. les méthodes, techniques et outils ;
5. l'analyse : pourquoi vous faites ainsi, en justifiant vos choix ;
6. les éléments de preuve que le jury pourra consulter.

Le cinquième point fait la différence. France VAE prend l'exemple d'un candidat au diplôme d'aide-soignant qui explique pourquoi il prépare deux gants de toilette et deux serviettes. Le jury ne cherche pas seulement le geste : il cherche la compréhension.

Écrire en « je » : un exemple fictif

France VAE recommande le « je », le présent, des verbes d'action précis, des phrases courtes et un vocabulaire technique expliqué, sans jargon d'entreprise. Comparez.

Version à éviter : « Nous gérons l'accueil des clients et on traite les litiges. J'ai un excellent relationnel. »

Le « nous » et le « on » cachent votre rôle. Aucune situation. « Excellent relationnel » est une affirmation que rien ne démontre.

Version utile : « Je tiens seule l'accueil de l'agence le samedi. Quand un client conteste une facture, je l'écoute jusqu'au bout sans l'interrompre, je retrouve son dossier dans le logiciel de facturation et je lui explique chaque ligne. Si l'erreur vient de nous, je prépare l'avoir et je le fais valider par mon responsable le lundi ; sinon, je lui remets par écrit le détail du calcul. Je procède ainsi parce qu'un client qui comprend sa facture revient rarement contester la suivante. »

Le second texte est plus long, mais chaque phrase apprend quelque chose au jury : la fréquence, l'autonomie, la méthode, la limite de décision, la justification.