Syndic sans formation continue : carte S, mandats, risques

Pour un syndic de copropriété, la formation continue n'est pas une ligne de plus dans un tableau de conformité. C'est la condition du renouvellement de la carte professionnelle, et la carte est la condition de tous les mandats du cabinet. Un cabinet de transaction qui perd sa carte arrête de signer des mandats de vente ; un cabinet de syndic qui perd la sienne laisse derrière lui des immeubles qui ont des comptes à tenir, des contrats à exécuter et des assemblées générales à convoquer. Ce guide décrit, textes à l'appui, ce qui se passe quand les heures manquent, et comment s'en sortir.

L'obligation : 42 heures sur trois ans, justifiées à la CCI

L'article 3-1 de la loi Hoguet soumet les titulaires de la carte professionnelle, les représentants légaux et statutaires des sociétés, les directeurs d'établissement et les personnes habilitées par le titulaire à une obligation de formation continue. La phrase qui compte suit immédiatement : leur carte professionnelle « ne peut être renouvelée si elles ne justifient pas avoir rempli cette obligation ».

Le décret n° 2016-173 en fixe le contenu :

• quatorze heures par an ou quarante-deux heures au cours de trois années consécutives d'exercice (article 2) ;
• sur chaque période de trois ans, au moins deux heures sur la non-discrimination à l'accès au logement et deux heures sur les autres règles déontologiques (article 3) ;
• des activités ayant trait aux domaines juridique, économique, commercial, déontologique ou technique (construction, habitation, urbanisme, transition énergétique), en lien direct avec l'activité exercée, les colloques étant retenus dans la limite de deux heures par an et l'enseignement dans celle de trois heures par an ;
• des formations suivies auprès d'organismes de formation enregistrés, qui délivrent une attestation mentionnant les objectifs, le contenu, la durée et la date (articles 4 et 5).

Pour un syndic, le lien avec l'activité est facile à établir : droit de la copropriété, assemblées générales, comptabilité du syndicat, travaux et plan pluriannuel entrent pleinement dans le champ. Notre guide sur la façon de répartir les 42 heures sur trois ans aide à construire le calendrier.

Première conséquence : la carte n'est pas renouvelée

La carte professionnelle est valable trois ans. L'article 80 du décret n° 72-678 impose de présenter la demande de renouvellement à la CCI deux mois avant la date d'expiration, accompagnée notamment de l'attestation de garantie financière, de l'attestation d'assurance de responsabilité civile professionnelle et de « la justification du respect de l'obligation de formation professionnelle continue ».

La CCI n'a pas de marge sur le principe : sans justification, le renouvellement est impossible. La conséquence pratique est mécanique : à la date d'expiration, la carte cesse d'être valable, et avec elle la mention « syndic de copropriété ». Il n'existe pas de période de grâce prévue par les textes. Notre guide sur le renouvellement de carte refusé pour formation incomplète décrit la procédure côté CCI ; il vaut pour la carte S comme pour la carte T.

Deuxième conséquence : les mandats de syndic en cours

C'est ici que la situation du syndic diffère vraiment de celle d'un agent de transaction.

Le syndic ne peut plus agir sans commettre un délit

L'article 14 de la loi Hoguet punit de six mois d'emprisonnement et de 7 500 euros d'amende le fait de se livrer ou de prêter son concours, de manière habituelle, aux opérations de l'article 1er, qui incluent l'administration des immeubles en copropriété, sans être titulaire de la carte. Il punit des mêmes peines le fait d'utiliser la dénomination « syndic de copropriété » sans être titulaire de la carte, et le fait, pour le représentant légal d'une société, de prêter son concours à ces opérations sans remplir ou en ayant cessé de remplir les conditions requises. Pour une personne morale, l'amende encourue est portée au quintuple par le code pénal.

Concrètement, un cabinet dont la carte a expiré ne peut plus convoquer une assemblée, appeler des charges, signer un contrat d'entretien ou payer un fournisseur au nom des syndicats qu'il gère sans s'exposer à ces poursuites.

Les copropriétés peuvent s'en rendre compte seules

Le syndic doit mettre à la disposition des membres du conseil syndical, sur l'espace en ligne sécurisé, sa carte professionnelle, son attestation d'assurance et son attestation de garantie financière « en cours de validité », comme le rappelle Service-Public. Une carte expirée, ou une carte qui n'est pas remplacée à l'échéance, se voit donc sur l'extranet de chaque immeuble.

Ce que la copropriété peut faire

Aucun texte ne prévoit que le contrat de syndic prend fin automatiquement le jour où la carte expire. Mais la loi du 10 juillet 1965 donne aux copropriétaires les moyens d'agir :

• l'article 17 prévoit que, lorsque le syndicat est dépourvu de syndic, l'assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire pour en désigner un ; à défaut, le président du tribunal judiciaire, saisi sur requête, désigne un administrateur provisoire chargé de convoquer l'assemblée ;
• le contrat de syndic peut être résilié en cas d'inexécution suffisamment grave, dans les conditions prévues par l'article 18 de la même loi ;
• le changement de syndic déclenche les obligations de remise de l'article 18-2 : l'ancien syndic transmet au nouveau, dans les quinze jours, la situation de trésorerie et les références des comptes bancaires, puis dans le mois les documents et archives du syndicat, et dans les deux mois suivants l'état des comptes des copropriétaires et du syndicat après apurement et clôture ; faute de quoi le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut saisir le juge en référé pour obtenir la remise sous astreinte.

Pour le cabinet, cela veut dire qu'une carte perdue ne se traduit pas seulement par une interruption : elle peut se traduire par la perte des mandats eux-mêmes, immeuble par immeuble, avec un travail de transfert lourd et encadré par des délais.

Troisième conséquence : la responsabilité civile

Le syndic est le mandataire du syndicat. Service-Public rappelle que sa responsabilité contractuelle peut être engagée par le syndicat lorsqu'il remplit ses missions de façon incorrecte ou incomplète et que cette faute cause un dommage, et que sa responsabilité peut aussi être recherchée par un copropriétaire qui subit un préjudice personnel. Une période pendant laquelle le cabinet n'est plus en mesure d'agir légalement, avec une assemblée générale non convoquée, des charges non appelées ou des travaux votés non engagés, est exactement le type de situation qui peut causer un dommage.

Deux vérifications à faire sans attendre si votre carte est menacée : relire votre contrat d'assurance de responsabilité civile professionnelle et interroger votre garant financier sur les conséquences d'une carte non renouvelée pour leurs engagements. Nous ne pouvons pas répondre à leur place : cela dépend de chaque contrat.

Et les gestionnaires de copropriété ?

Les collaborateurs habilités par le titulaire, salariés ou non, sont soumis à la même obligation de formation (article 1er du décret n° 2016-173). Ils transmettent leurs attestations au titulaire de la carte qui les a habilités, après chaque formation (article 6). Un gestionnaire qui ne se forme pas ne fait pas perdre la carte au titulaire, mais il manque lui-même à l'obligation de l'article 3-1, et le titulaire, qui reçoit ses attestations, est le mieux placé pour le constater et y remédier avant qu'un contrôle ne le fasse. Notre guide sur la gestion de la formation de l'équipe en agence propose une méthode de suivi.