Bail commercial : charges que le bailleur ne peut pas refacturer (R145-35)
Bail commercial : les cinq charges que l'article R145-35 interdit de refacturer au locataire, le cas de la taxe foncière et une méthode pour contrôler un décompte.
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Publié le · 10 min de lecture
Un locataire commercial reçoit sa régularisation de charges et découvre une ligne « réfection de la toiture », une autre « honoraires de gestion » et une quote-part des cellules vides du centre commercial. Le bail dit pourtant que « le preneur rembourse toutes les charges ». Qui a raison ? Pour les baux conclus ou renouvelés depuis novembre 2014, la réponse tient dans un article précis du code de commerce, l'article R145-35. Voici ce qu'il interdit, ce qu'il permet encore, et comment un agent immobilier ou un administrateur de biens contrôle un décompte avant de l'envoyer.
Le principe : un inventaire précis, et des exclusions fixées par décret
Depuis la loi du 18 juin 2014, l'article L145-40-2 du code de commerce impose que tout bail commercial comporte « un inventaire précis et limitatif des catégories de charges, impôts, taxes et redevances liés à ce bail, comportant l'indication de leur répartition entre le bailleur et le locataire ». Le même article renvoie à un décret le soin de dire quelles dépenses, en raison de leur nature, ne peuvent jamais être imputées au locataire.
Ce décret, c'est le décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014, qui a créé l'article R145-35. Deux conséquences pratiques :
- une dépense n'est refacturable que si elle figure à l'inventaire du bail ;
- même inscrite à l'inventaire, elle ne l'est pas si elle relève d'une catégorie exclue par l'article R145-35.
Une clause « toutes charges sans exception » ne satisfait pas la première condition et ne peut pas contourner la seconde.
Les cinq catégories que l'article R145-35 exclut
Ne peuvent être imputés au locataire :
| N° | Dépense exclue | Ce que cela vise en pratique |
|---|---|---|
| 1° | Les dépenses relatives aux grosses réparations de l'article 606 du code civil, et les honoraires liés à ces travaux | Gros murs, voûtes, rétablissement des poutres et des couvertures entières, murs de soutènement et de clôture en entier ; honoraires d'architecte ou de maître d'œuvre sur ces travaux |
| 2° | Les travaux pour remédier à la vétusté ou mettre en conformité le local ou l'immeuble avec la réglementation, dès lors qu'ils relèvent des grosses réparations | Reprise structurelle imposée par une norme, remplacement complet d'une couverture vétuste |
| 3° | Les impôts, taxes et redevances dont le bailleur est redevable légal, notamment la contribution économique territoriale | Impôts personnels du propriétaire |
| 4° | Les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble | Honoraires de l'administrateur de biens pour l'appel et l'encaissement des loyers |
| 5° | Dans un ensemble immobilier, les charges, impôts, taxes, redevances et travaux relatifs aux locaux vacants ou imputables à d'autres locataires | Quote-part des cellules vides d'un centre commercial ou d'une galerie |
Le texte ajoute une précision : ne sont pas comprises dans les 1° et 2° les dépenses de travaux d'embellissement dont le montant excède le coût du remplacement à l'identique. Autrement dit, si le bailleur choisit une prestation plus luxueuse qu'un remplacement à l'identique, l'excédent n'est pas protégé par ces deux exclusions et son sort dépend de l'inventaire du bail.
Les grosses réparations : la frontière la plus discutée
L'article 606 du code civil définit les grosses réparations comme celles « des gros murs et des voûtes, le rétablissement des poutres et des couvertures entières », ainsi que celui des digues et des murs de soutènement et de clôture aussi en entier ; toutes les autres réparations sont d'entretien. La réfection complète d'une toiture relève donc du bailleur ; le remplacement de quelques tuiles cassées est de l'entretien et peut être mis à la charge du preneur si l'inventaire le prévoit. Pour un ravalement ou une réfection de façade, tout dépend de l'ampleur des travaux : un nettoyage ou une remise en peinture n'est pas une grosse réparation, une reprise des gros murs en est une. En cas de doute, l'agent demande le descriptif des travaux avant de répartir la dépense.
Ce qui reste refacturable
L'article R145-35 n'interdit pas tout. Restent imputables au locataire, si l'inventaire les prévoit :
- la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière : le 3° les réserve expressément ;
- les impôts, taxes et redevances liés à l'usage du local ou de l'immeuble, ou à un service dont le locataire bénéficie directement ou indirectement ;
- les charges d'entretien courant, de nettoyage, d'éclairage et de sécurité des parties communes ;
- les consommations (eau, chauffage collectif) ;
- les travaux d'entretien qui ne relèvent pas des grosses réparations.
C'est souvent la taxe foncière qui surprend les bailleurs particuliers, convaincus qu'elle ne peut pas être refacturée : dans un bail commercial, elle peut l'être, à condition de figurer à l'inventaire.
Les ensembles immobiliers : surface exploitée et pondération
Dans un immeuble ou un centre qui compte plusieurs locataires, l'article L145-40-2 impose que le bail précise la répartition des charges et du coût des travaux entre les locataires, en fonction de la surface exploitée. Les impôts et taxes imputables correspondent strictement au local occupé et à la quote-part des parties communes nécessaires à son exploitation. L'article R145-35 admet que cette répartition soit conventionnellement pondérée, à condition que les pondérations soient portées à la connaissance des locataires.
Conséquence directe du 5° : quand une cellule est vide, sa quote-part reste au bailleur. Il ne peut pas la redistribuer entre les locataires présents.
Quels baux sont concernés ?
Les articles R145-35, R145-36 et R145-37 s'appliquent aux contrats conclus ou renouvelés à compter de la publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. Un bail signé en 2012 et jamais renouvelé depuis peut donc encore comporter des clauses de transfert plus larges, notamment sur les grosses réparations. À son renouvellement, il doit être mis en conformité : c'est un point de vigilance pour l'agence qui prépare le nouveau bail.
Les règles de transparence s'imposent aussi par l'article L145-15, qui répute non écrites, quelle qu'en soit la forme, les clauses contraires à une série d'articles du statut des baux commerciaux.
Le calendrier : état récapitulatif et informations sur les travaux
L'article R145-35 se lit avec deux autres articles du même décret.
L'état récapitulatif annuel (R145-36). Il inclut la liquidation et la régularisation des comptes de charges et doit être communiqué au locataire au plus tard le 30 septembre de l'année suivant celle au titre de laquelle il est établi. Pour les immeubles en copropriété, le délai est de trois mois à compter de la reddition des charges de copropriété. Le bailleur doit fournir au locataire, à sa demande, tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances qui lui sont imputés.
Les travaux (L145-40-2 et R145-37). À la conclusion du bail, puis tous les trois ans, le bailleur communique un état prévisionnel des travaux envisagés sur les trois années suivantes, avec un budget prévisionnel, et un état récapitulatif des travaux réalisés sur les trois années précédentes, avec leur coût. Ces informations sont données dans les deux mois de chaque échéance triennale.
Pour un administrateur de biens, ces dates structurent le calendrier de gestion de chaque bail commercial.
Méthode : contrôler un décompte de charges en cinq étapes
Voici la méthode que nous recommandons à une agence avant d'adresser un décompte, ou au locataire qui le reçoit.
- Dater le bail. Conclu ou renouvelé depuis la publication du décret de novembre 2014 ? Si oui, l'article R145-35 s'applique pleinement.
- Rapprocher chaque ligne de l'inventaire. Une dépense absente de l'inventaire précis et limitatif n'est pas due.
- Écarter les cinq catégories exclues. Grosses réparations et leurs honoraires, vétusté et mise en conformité relevant des grosses réparations, impôts du bailleur (hors taxe foncière et taxes additionnelles), honoraires de gestion des loyers, quote-part des locaux vacants ou d'autres locataires.
- Vérifier les clés de répartition. Surface exploitée, pondérations annoncées, quote-part des parties communes nécessaires à l'exploitation.
- Vérifier le délai et les justificatifs. Envoi avant le 30 septembre (ou trois mois après la reddition en copropriété), pièces justificatives disponibles sur demande.
Cas pratique fictif
Les personnes et l'agence de cet exemple sont inventées. Mme Bertin exploite un restaurant dans une petite galerie commerciale, avec un bail conclu en 2022. En novembre 2026, elle reçoit la régularisation de l'année 2025 : nettoyage des parties communes, taxe foncière, ravalement avec reprise de murs porteurs fissurés, charges de deux cellules vacantes réparties entre les locataires présents, et 5 % d'honoraires de gestion des loyers.
L'agence gestionnaire, consultée, rend l'analyse suivante. Le décompte arrive après le 30 septembre 2026 : le délai de l'article R145-36 n'est pas respecté. Le nettoyage et la taxe foncière, inscrits à l'inventaire, sont dus. La reprise des murs porteurs relève des grosses réparations (1°) ; seule la part du ravalement qui n'en relève pas peut être répartie, si l'inventaire la prévoit. Les charges des cellules vacantes (5°) et les honoraires de gestion des loyers (4°) doivent être retirés. L'agence adresse au bailleur un décompte rectifié, puis à la locataire, avec les justificatifs.
Ce que l'agent immobilier doit en retenir
Pour un agent qui rédige ou fait signer des baux commerciaux, l'article R145-35 a trois conséquences :
- à la rédaction : rédiger un inventaire catégorie par catégorie, avec la répartition, et ne jamais y inscrire une catégorie exclue ;
- à la gestion : tenir le calendrier du 30 septembre et des échéances triennales, conserver les justificatifs ;
- au renouvellement : remettre en conformité les baux anciens.
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Questions fréquentes
La taxe foncière peut-elle être refacturée au locataire d'un bail commercial ?
Oui, si l'inventaire du bail le prévoit. L'article R145-35, 3°, exclut les impôts dont le bailleur est redevable légal, mais il réserve expressément la taxe foncière et les taxes additionnelles à la taxe foncière, qui peuvent être imputées au locataire.
Les honoraires du syndic de copropriété sont-ils visés par le 4° ?
Le 4° vise les « honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers du local ou de l'immeuble ». Il ne mentionne pas en tant que telles les autres charges de copropriété. Pour toute dépense de gestion, l'agent vérifie l'inventaire du bail et la nature exacte de la prestation facturée avant de la répartir.
Le bailleur peut-il refacturer la mise aux normes accessibilité ou sécurité ?
Le 2° exclut les travaux de mise en conformité avec la réglementation dès lors qu'ils relèvent des grosses réparations de l'article 606 du code civil. Une mise en conformité qui n'en relève pas n'est pas couverte par cette exclusion : son sort dépend de l'inventaire et des stipulations du bail. C'est l'un des points à faire préciser lors de la rédaction.
Mon bail date de 2013 : l'article R145-35 s'applique-t-il ?
Pas tant qu'il n'a pas été renouvelé : les articles R145-35 à R145-37 s'appliquent aux contrats conclus ou renouvelés à compter de la publication du décret n° 2014-1317 du 3 novembre 2014. À la prochaine signature du bail renouvelé, l'inventaire devra respecter ces règles.
Sources officielles consultées
- Code de commerce, partie réglementaire, chapitre V « Du bail commercial » (art. R145-35, R145-36 et R145-37)
- Code de commerce, section 6 bis (art. L145-40-1 et L145-40-2 : inventaire des charges, travaux)
- Code de commerce, section 4 (art. L145-15 : clauses réputées non écrites)
- Décret n° 2016-173 du 18 février 2016 relatif à la formation continue des professionnels de l'immobilier
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